Datenschutzerklärung

Stand: Juni 2026 · gilt für audicap.app und die Audicap Desktop-App

1. Verantwortlicher

2. Das Wichtigste vorab

Audicap ist als Lokal-first-Anwendung gebaut: Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen werden auf deinem Gerät verarbeitet und gespeichert. Sie werden nicht an uns übertragen. Wir haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf deine Aufnahmen oder deren Inhalte. Cloud-Dienste kommen nur zum Einsatz, wenn du sie selbst konfigurierst (Abschnitt C).

Teil A — Besuch der Website

A.1 Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) betrieben, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Beim Aufruf werden automatisch Server-Logfiles verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser-Typ und Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht.

A.2 Cookies und Analyse-Tools

Diese Website setzt derzeit keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Tools ein und verwendet keine Cookies, die einer Einwilligung bedürfen.

Teil B — Kauf, Account und Lizenz

B.1 Zahlungsabwicklung über Stripe

Den Kauf wickeln wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Stripe verarbeitet die für die Zahlung erforderlichen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten) als eigener Verantwortlicher bzw. als unser Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Daten können in die USA übertragen werden; Stripe, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Details: Stripe-Datenschutzerklärung.

B.2 Account und Lizenz-Server

Für die Nutzung von Audicap ist ein Account erforderlich. Auf unserem Lizenz-Server verarbeiten wir dafür: E-Mail-Adresse, Lizenzstatus und Geräteaktivierungen. Der Lizenz-Server wird auf eigener Infrastruktur in Deutschland betrieben. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Vertragsabwicklung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

B.3 Rechnungs- und Buchhaltungsdaten

Rechnungsdaten bewahren wir nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben (§ 147 AO, § 257 HGB) bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Teil C — Nutzung der App

C.1 Lokale Verarbeitung

Aufnahmen, Transkripte, Sprecherprofile und Zusammenfassungen werden lokal auf deinem Gerät gespeichert. Eine Übertragung an uns findet nicht statt. Für die Inhalte deiner Aufnahmen bist du selbst verantwortlich — insbesondere dafür, vor einer Aufnahme die erforderlichen Einwilligungen der Gesprächsteilnehmer einzuholen.

C.2 Optionale Cloud-Dienste (deine eigenen API-Keys)

Du kannst in den Einstellungen eigene API-Keys für Transkriptions-Dienste (AssemblyAI, ElevenLabs, Deepgram) und KI-Anbieter (z. B. Anthropic, OpenAI, Google, OpenRouter oder einen selbst gewählten OpenAI-kompatiblen Endpoint) hinterlegen. Erst dann werden Audiodaten bzw. Transkripte an den jeweiligen Anbieter übertragen — auf Basis deines eigenen Vertragsverhältnisses mit diesem Anbieter. Es gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters. Ohne deine Konfiguration findet keine solche Übertragung statt.

C.3 Modell-Downloads und Updates

Die App lädt Sprachmodelle und Programm-Updates von unseren Servern. Dabei werden technisch bedingt IP-Adresse, Zeitpunkt und App-Version verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

C.4 Absturzberichte (Sentry, Opt-in)

Nur wenn du es aktiv einschaltest, sendet die App Absturzberichte an Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, San Francisco, USA). Diese enthalten technische Angaben zum Fehler (Stacktrace, App-Version, Betriebssystem), keine Aufnahme- oder Transkriptinhalte. Sentry ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), widerrufbar in den Einstellungen.

C.5 Profilbilder von Kalenderteilnehmern

Wenn dein Kalender für Meeting-Teilnehmer E-Mail-Adressen enthält, kann die App automatisch Profilbilder über Gravatar bzw. Unavatar abrufen. Dabei wird ein Hash-Wert der E-Mail-Adresse (bzw. die E-Mail-Adresse an Unavatar) an diese Dienste übermittelt. Diese Funktion kannst du in den Datenschutz-Einstellungen der App deaktivieren.

4. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber uns:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Zuständige Aufsichtsbehörde: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken. Du kannst dich auch bei jeder anderen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

5. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App, die Website oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.