Datenschutzerklärung

Stand: September 2026 · gilt für audicap.app, die Audicap Desktop-App und die Browser-Erweiterung

1. Verantwortlicher

2. Das Wichtigste vorab

Audicap ist als Lokal-first-Anwendung gebaut: Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen werden auf deinem Gerät verarbeitet und gespeichert. Sie werden nicht an uns übertragen. Wir haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf deine Aufnahmen oder deren Inhalte. Cloud-Dienste kommen nur zum Einsatz, wenn du sie selbst konfigurierst (Abschnitt C).

Teil A: Besuch der Website

A.1 Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) betrieben, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Beim Aufruf werden automatisch Server-Logfiles verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser-Typ und Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht.

A.2 Cookies und Analyse-Tools

Diese Website setzt derzeit keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Tools ein und verwendet keine Cookies, die einer Einwilligung bedürfen.

Teil B: Kauf, Account und Lizenz

B.1 Zahlungsabwicklung über Stripe

Den Kauf wickeln wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Stripe verarbeitet die für die Zahlung erforderlichen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten) als eigener Verantwortlicher bzw. als unser Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Daten können in die USA übertragen werden; Stripe, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Details: Stripe-Datenschutzerklärung.

B.2 Account und Lizenz-Server

Für die Nutzung von Audicap ist ein Account erforderlich. Auf unserem Lizenz-Server verarbeiten wir dafür: E-Mail-Adresse, Lizenz- und Abo-Status (Plan, Laufzeitende, Stripe-Kundenreferenz) sowie Geräteaktivierungen. Der Lizenz-Server wird auf eigener Infrastruktur in Deutschland betrieben. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Vertragsabwicklung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

B.3 Rechnungs- und Buchhaltungsdaten

Rechnungsdaten bewahren wir nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben (§ 147 AO, § 257 HGB) bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Teil C: Nutzung der App

C.1 Lokale Verarbeitung

Aufnahmen, Transkripte, Sprecherprofile und Zusammenfassungen werden lokal auf deinem Gerät gespeichert. Eine Übertragung an uns findet nicht statt. Für die Inhalte deiner Aufnahmen bist du selbst verantwortlich, insbesondere dafür, vor einer Aufnahme die erforderlichen Einwilligungen der Gesprächsteilnehmer einzuholen.

C.2 Optionale Kalenderverbindungen

Du kannst Audicap freiwillig mit deinem Google Kalender oder Microsoft-Kalender verbinden. Erst nach deiner ausdrücklichen Freigabe liest die App die Liste deiner Kalender sowie Termindaten wie Titel, Beginn und Ende, Teilnehmer und Konferenz-Links. Audicap verwendet diese Daten ausschließlich, um dir anstehende Termine anzuzeigen, dich an beginnende Meetings zu erinnern, Meeting-Titel zu erkennen und eingeladene Teilnehmer für die lokale Sprecherzuordnung vorzubereiten. Die App fordert nur lesenden Zugriff an und kann keine Kalender oder Termine erstellen, ändern oder löschen.

Die abgerufenen Kalenderdaten werden lokal auf deinem Gerät verarbeitet und nicht an unsere Server übertragen. Sie werden weder verkauft noch für Werbung oder zum Training von KI-Modellen verwendet. Zugangsdaten für die Verbindung speichert Audicap verschlüsselt auf deinem Gerät. Du kannst die Verbindung jederzeit in den Audicap-Einstellungen trennen und den Zugriff zusätzlich in deinem Google- bzw. Microsoft-Konto widerrufen.

Die Nutzung von Informationen aus Google APIs erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use").

C.3 Optionale Cloud-Dienste (deine eigenen API-Keys)

Du kannst in den Einstellungen eigene API-Keys für Transkriptions-Dienste (AssemblyAI, ElevenLabs, Deepgram) und KI-Anbieter (z. B. Anthropic, OpenAI, Google, OpenRouter oder einen selbst gewählten OpenAI-kompatiblen Endpoint) hinterlegen. Erst dann werden Audiodaten bzw. Transkripte an den jeweiligen Anbieter übertragen, auf Basis deines eigenen Vertragsverhältnisses mit diesem Anbieter. Es gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters. Ohne deine Konfiguration findet keine solche Übertragung statt.

C.4 Modell-Downloads und Updates

Die App lädt Sprachmodelle und Programm-Updates von unseren Servern. Dabei werden technisch bedingt IP-Adresse, Zeitpunkt und App-Version verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

C.5 Absturzberichte (Sentry, Opt-in)

Nur wenn du es aktiv einschaltest, sendet die App Absturzberichte an Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, San Francisco, USA). Diese enthalten technische Angaben zum Fehler (Stacktrace, App-Version, Betriebssystem), keine Aufnahme- oder Transkriptinhalte. Sentry ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), widerrufbar in den Einstellungen.

C.6 Profilbilder von Kalenderteilnehmern

Wenn dein Kalender für Meeting-Teilnehmer E-Mail-Adressen enthält, kann die App automatisch Profilbilder über Gravatar bzw. Unavatar abrufen. Dabei wird ein Hash-Wert der E-Mail-Adresse (bzw. die E-Mail-Adresse an Unavatar) an diese Dienste übermittelt. Diese Funktion kannst du in den Datenschutz-Einstellungen der App deaktivieren.

C.7 Browser-Erweiterung „Audicap Meet Companion“

Die optionale Erweiterung erkennt auf meet.google.com, teams.microsoft.com und teams.live.com, wer gerade spricht. Dafür liest sie aus der geöffneten Konferenzseite die Anzeigenamen aktiver Sprecher, den Sprecherstatus und den Zeitpunkt des Sprecherwechsels. Bei Google Meet verarbeitet sie zusätzlich eine sitzungsbezogene Meeting-Teilnehmer-ID und die Information, ob es sich um den eigenen Nutzer handelt. Sprechen mehrere Personen gleichzeitig, verarbeitet sie deren Anzeigenamen gemeinsam.

Diese Daten werden ausschließlich über Chrome Native Messaging an die lokal installierte Audicap-Desktop-App auf demselben Gerät übergeben. Die App nutzt sie, um nach der Transkription echte Namen für die erkannten Sprecher vorzuschlagen. Die Erweiterung überträgt keine Daten an unsere Server oder an Dritte und enthält kein Tracking, keine Analyse und keine Werbung.

Die Erweiterung greift nicht auf Audio, Video, Chat, Untertitel, Authentifizierungs- oder Kontodaten zu. Sie speichert die erkannten Daten nicht dauerhaft. In der Desktop-App wird der Sprecherzeitstrahl lokal zusammen mit der Aufnahme gespeichert. Beim Löschen der Aufnahme wird er zusammen mit ihr in den Papierkorb des Betriebssystems verschoben und dort bis zum Leeren des Papierkorbs aufbewahrt.

Die Nutzung der von der Erweiterung verarbeiteten Informationen erfolgt gemäß der Chrome Web Store User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“).

4. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber uns:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Zuständige Aufsichtsbehörde: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken. Du kannst dich auch bei jeder anderen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

5. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App, die Website oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.